PTAバザーの実行計画の例とは？～バザーの役員になって困っている方へ

こんにちは、ナビです。

寒い日々が続きますね！
もう、幼稚園や小中学校では、
来年度の新役員がそろそろ決まったところや
候補があがった頃ではないでしょうか？

私は、人のお世話が大好きなので
役員を進んで引き受ける方ですが、あなたはいかがでしょうか？

だけど、私のように進んで引き受ける人を喜んで受け入れる人と嫌がる人がいるんです。
嫌がる人は自分もしたいけど、言い出せない人かなって、勝手に思っていますがどうでしょうか？

そんな人に出会ったら、私は積極的に誘って、仲良くなります（笑）
相手は驚いてしまうようですが、私は持ち前の明るさで取り込んでその人を立ててしまうのです。

その人が長をしたければ、してもらって私は補佐にまわります。

これが人間関係が一番上手くいく方法だと思うからです。

ただ、委員長とかだったらこの方法で良いのですが、
PTA会長になった時は、この方法が通用しないので大変でした。

委員長のように私がします、しませんで決まる立場ではないからです。

結局、対立した人も最後には成果を認めてくれたので、何事も成果を出すことが重要だと学びました！

さて、そろそろ本題です＾＾

PTAバザー実行計画の成功例とは？

バザーの役員になって、何をどうして良いかわからない方、バザーのアイデアを探している方、
ここに計画から立案～実行まで取り上げましたので、参考になさってくだされば幸いです。

この計画は大成功を収めました！
100万円近くの純売上に繋がりました！

計画の実行に関して・・・

何をどうするか、どうしたいか、それをいつからどう準備するかという計画案ができたら順番に実行していきます。

バザー自体は、半年後くらいなのでゆっくり確実に準備ができます。
PTAのメンバーも仕事を持っている人が多いので負担にならないように気を配りながらやっていきましょう。

バザー前日にバタバタしないために、早め早めの実行が大切です。

なぜならば、何かを実行すれば、必ず付随してやらなければならないことがでてくるからです。
細かな事でも意外と時間を取られてしまうので気を付けたいですね！

では、実際のバザーの実行例を以下に書きますね！

◆バザーの計画例◆11月バザーの予定で4月から活動

2月に新執行部発足！（ほとんどの幼稚園が4月から年長の役員に申し送ります）
早いところは前年の11月に役員が決まるそうです。なので、活動開始は幼稚園や学校によって異なります。
学校の場合は、ほとんど4月から活動を開始します。

バザーは『創造』だと思います。
だから、どんな風にするかはその年の役員で決めて良いものです。
過去にとらわれる必要はありません。

前の年と全く同じにする必要はないのです。その方が楽かもしれませんが・・・。

ただ、幼稚園や小学校に許可を得る必要があるものは状況に応じて相談しましょう。

◆4月◆第1回バザー委員会を開き、何をするか（執行部で全体のたたき題を作って置く）を決めます。
各クラスで似たような内容や同じ内容にならないようにする。

※事前に委員会の案内の時に各クラスである程度候補を上げてくるように伝達しておくと早く決まる可能性が高い。

◆5月◆バザー執行部と各クラスのバザー委員会は、バザーでやることを計画書として提出します。
話し合い、疑問や問題点などを詰める。

この会議のあとに執行部は、バザーに必要な手作り品の材料などを文章にまとめて提供をプリントで依頼します。
その上で足りない物を買います。

予算が決まっているので、オーバーにならないように気を付ける。
予算は、PTAの会計から10万を借りて、幼稚園なので5クラスに1万円配付、残りの5万は執行部のバザーの準備金として使います。
執行部もお店などを出します。

また、いくらでそれが可能をリサーチして計画書に盛り込む必要があります。
準備に必要な時間や準備の時やバザー前日や当日の人手の数なども計画書に盛り込みましょう。

商品に関することですが、お弁当やアイスクリームなどお店とコンタクトが必要なものはこの時期に相談に行きましょう。
11月はバザーも多いので他と重なったらお店も受けてくれないことがあります。遅れを取らないように頑張りましょう。

◆6月◆計画に基づいて準備がどのくらい進んでいるかを報告し合います。
それを聞いて、お互いにアドバイスをし合います。

例えば、ハンドメイドを出すクラスは、執行部で集めた材料を見て、それで足りなければ、
自分達で提供をピンポイントでプリントを使って呼びかけることができます。

以前、リボンレイを作るのに、執行部で呼びかけたときにはあまり集まっていなかったのですが、
リボンが必要なので余っていたら提供してくださいとリボンと指定して呼びかけたところ可愛いリボンがたくさん集まりました。

つまり、コストダウンに繋がりました。
全体で呼びかけると一つは出してくれますが、たくさんの種類を出す人は少ないのです。
とりあえず、ノルマを達成すれば良いと考えて一つは出す感じなので、再度呼びかけるとまた出してくれる方が多くいます。

◆7月◆夏休み前の会議です。
9月に提供品（遊休品）を集める為のプリントを配布しますので、
その為に遊休品の内容についてしっかり話し合います。

ここでしっかり決めておかないととんでもない不用品が集まり、バザー執行部は破棄するのに苦労することになります。

昔は不用品と言って集めていたので、バザー＝不用品と勘違いしている人がこの時代にもいるのです。
文章で細かな注意を書いて遊休品の募集をしましょう。

遊休品を集める際に、個人作品の提供の呼びかけも一緒にしましょう。
ハンドメイドが好きな方は作ってくれますよ＾＾

雑巾を2枚作って提出するように全員に夏休みの宿題を出したことがありました。
なぜか雑巾は良く売れるんです。

提供品で古着をOKにしたときには大変でした。多量に売れ残り処分に困ったくらいです。
次の年には、制服関係とフォーマル、新品で着用していないもののみにしたところ全て売れました。

皆さまの経験をコメントして頂くとありがたいです。

◆9月◆会議・・・遊休品などがたくさん届いているので、それらの値付けやラッピング作業について話し合いました。
価格の基準を執行部で作りました。基準にはこれまでのバザーで売れたときの価格を使いました。
その表を会議にかけ、みんなの意見を聞いて調整しました。

また、各クラスの準備の状況確認、食バザーのクラスには保健所関係の届けに関する確認、全体の決まりごとに関する確認を行いました。

それぞれのクラスの出し物の価格にについても話し合いました。その上で、前売り券についても話し合いました。（前売り券、予約、発行まで）

◆10月◆バザー当日に使う備品について話し合いました。
幼稚園の備品を借りるのでそれぞれのクラスに机やテーブル、椅子、テントなど何をどれくらいの数いるのかを確認して
全体で調整しました。元の場所に帰す必要があるので、その為にどうするかなども話し合いました。
（剥がせるテープを貼って元の場所を書き込むことにしました）

看板やポスターについても話し合いました。各クラスのものはそれぞれのクラスに任せました。
執行部では、外部への呼びかけのポスターを作りました。
バザー当日はご近所の方もたくさんいらっしゃるからです。

10月は週に1回から2回集まって細かな準備をそれぞれのクラスでします。
執行部も自分たちの準備の為にほぼ毎日集まりました。
ちょっと、やることが度を超えていたので（笑）

◆11月◆バザー前日の準備は、執行部と各クラスのバザー委員長が中心になり、保護者全員で準備をします。
仕事でどうしても出れない方もいますがその場合は仕方がないで誰かが追い詰めないように気を配りました。それは、バザー当日の朝の準備に参加頂くというものでした。こうすれば、準備に参加しない人はいないことなりました。

◆バザー当日・・・執行部と委員長は始まる前と終了後はきちんと全体に挨拶をするようにしましょう。

◆終了後の会議は後日に・・・反省会と収支報告をします。
その前に委員長さんには、バザー全体を振り返ってどうだったかの報告を文章で出して頂き、
会議の時に全体でシェアして次の年に役立てるようにしましょう。